Dieser Leitfaden erklärt, was die Erklärung enthalten muss, wer sie erstellt, wie lange sie aufbewahrt wird und was Sie von einem Lieferanten verlangen sollten.

Das Wichtigste in Kürze

  • Die Verordnung (EU) 2025/40 (PPWR) gilt seit dem 12. August 2026. Der Hersteller erstellt für jeden Verpackungstyp eine EU-Konformitätserklärung.
  • Die Erklärung folgt dem Muster in Anhang VIII und stützt sich auf eine technische Dokumentation nach dem Verfahren in Anhang VII, der internen Fertigungskontrolle.
  • Hersteller ist das Unternehmen, unter dessen Namen oder Marke die Verpackung in Verkehr gebracht wird, auch wenn ein anderes Unternehmen sie herstellt oder befüllt.
  • Die Unterlagen werden bei Einwegverpackungen 5 Jahre und bei Mehrwegverpackungen 10 Jahre aufbewahrt. Behörden können sie innerhalb von 10 Tagen anfordern.
  • In Deutschland kann die unterschriebene Erklärung auf Deutsch oder Englisch vorliegen.

In diesem Artikel

Was ist die PPWR-Konformitätserklärung?

Die Erklärung ist eine schriftliche Erklärung des Herstellers, dass die Verpackung die für sie geltenden Anforderungen erfüllt. Artikel 39 der Verordnung verlangt, dass sie die Einhaltung der Artikel 5 bis 12 bestätigt, dem Muster in Anhang VIII folgt, die Elemente des Verfahrens nach Anhang VII enthält und fortlaufend aktualisiert wird.

Mit der Erstellung übernimmt der Hersteller die Verantwortung für die Konformität der Verpackung. Vertraglich lässt sich diese Verantwortung nicht abwälzen, so das (nicht bindende) PPWR-FAQ der Kommission.

Was muss die Konformitätserklärung enthalten?

Anhang VIII gibt ein Muster mit folgenden Elementen vor:

  1. eine eindeutige Kennnummer der Erklärung
  2. Name und Anschrift des Herstellers sowie gegebenenfalls des Bevollmächtigten
  3. die Angabe, dass die Erklärung unter der alleinigen Verantwortung des Herstellers ausgestellt wird
  4. den Gegenstand der Erklärung: eine Identifizierung der Verpackung, die ihre Rückverfolgbarkeit ermöglicht, sowie eine Beschreibung
  5. die Unionsvorschriften, denen die Verpackung entspricht
  6. Verweise auf angewandte harmonisierte Normen oder sonstige Spezifikationen
  7. gegebenenfalls die benannte Stelle und ihr Zertifikat
  8. zusätzliche Angaben

Den Abschluss bildet der Unterschriftenblock: Ort und Datum der Ausstellung sowie Name, Funktion und Unterschrift der für den Hersteller unterzeichnenden Person. Welche Position unterschreiben muss, legt Anhang VIII nicht fest.

Die Erklärung wird je Verpackungstyp erstellt. Besteht eine Verpackungseinheit aus mehreren Teilen, etwa einer Schachtel, einer Einlage und einem Etikett, genügt laut FAQ eine einzige Bewertung und Erklärung für die gesamte Einheit, sofern sie alle Teile abdeckt.

Was steckt hinter der Erklärung?

Der Hersteller bewertet die Konformität nach dem Verfahren in Anhang VII, der internen Fertigungskontrolle, und führt eine technische Dokumentation. Diese enthält mindestens:

  • eine allgemeine Beschreibung der Verpackung und ihres Verwendungszwecks
  • Konstruktionszeichnungen und die Materialien der Bestandteile
  • die angewandten Normen oder Spezifikationen
  • eine Beschreibung, wie die jeweiligen Bewertungen durchgeführt wurden
  • Prüfberichte
  • eine Analyse der Risiken einer Nichtkonformität

Die Einhaltung des kombinierten Schwermetallgrenzwerts von 100 Milligramm pro Kilogramm (Artikel 5 der Verordnung) sowie der PFAS-Grenzwerte für Lebensmittelkontaktverpackungen wird in dieser Dokumentation nachgewiesen. Die Grenzwerte gelten ab dem 12. August 2026. Die PFAS-Grenzwerte betreffen ausschließlich Lebensmittelkontaktverpackungen. Eine Geschenkbox für ein Pin-Set fällt also nicht darunter, während der Schwermetallgrenzwert für alle Verpackungen gilt.

Wer ist Hersteller bei Merchandise-Verpackungen?

Nach dem FAQ ist Hersteller das Unternehmen, unter dessen Namen oder Marke die Verpackung in Verkehr gebracht wird, auch wenn ein anderes Unternehmen sie herstellt oder befüllt. Trägt die Verpackung keinen Namen und keine Marke, gilt als Hersteller, wer sie bestellt und die Designvorgaben festlegt.

Für Merchandise hat das praktische Folgen. Gibt ein Club das Design einer Geschenkbox vor und lässt sie produzieren, ist der Club aller Wahrscheinlichkeit nach der Hersteller. Lizenziert ein Rechteinhaber nur sein Wappen, ohne die Verpackungseigenschaften zu bestimmen, sollte er laut FAQ nicht als Hersteller gelten. Dies ist unsere Einordnung der allgemeinen Regeln des FAQ, da es kein Merchandise-Beispiel nennt. Klären Sie die Rollenverteilung daher schriftlich. Unsere Übersicht zu PPWR für Merchandise erläutert, wie sich die Rollen bei gängigen Verpackungen zuordnen lassen.

Lieferanten von Verpackungen oder Materialien sind in der Regel keine Hersteller. Sie müssen dem Hersteller die benötigten Informationen und Unterlagen zur Verfügung stellen und dürfen dies nicht verweigern. Importeure müssen prüfen, ob der Hersteller außerhalb der EU die Bewertung durchgeführt hat, und eine Kopie der Erklärung aufbewahren. Händler müssen Kennzeichnung und Identifizierung kontrollieren.

Wie lange wird sie aufbewahrt, und in welcher Sprache?

Artikel 15 setzt die Aufbewahrungsfrist auf 5 Jahre ab Inverkehrbringen für Einwegverpackungen und 10 Jahre für Mehrwegverpackungen fest. Auf einen begründeten Antrag hin stellt der Hersteller die Dokumentation innerhalb von 10 Tagen elektronisch zur Verfügung, auf Verlangen auch in Papierform.

Zur Sprache bestimmt Artikel 39, dass die Erklärung in den Sprachen abgefasst oder übersetzt wird, die der Mitgliedstaat verlangt, in dem die Verpackung in Verkehr gebracht wird. In Deutschland erlaubt das Umsetzungsgesetz (VerpackDG, § 62) dem Hersteller, die unterschriebene Erklärung auf Deutsch oder Englisch vorzuhalten, mit deutscher Übersetzung auf Verlangen der Behörde.

Was passiert, wenn sie fehlt?

Nach Artikel 62 muss der Mitgliedstaat den Wirtschaftsakteur verpflichten, eine fehlende oder fehlerhafte Erklärung beziehungsweise unvollständige technische Unterlagen zu berichtigen. Besteht das Problem fort, muss er Maßnahmen ergreifen, um die Bereitstellung der Verpackung zu untersagen oder ihren Rückruf sicherzustellen. Das FAQ der Kommission empfiehlt den Behörden, Wirtschaftsakteure zunächst zu verwarnen und zu unterstützen, statt sanktionsorientiert vorzugehen. Das ist jedoch nur eine Leitlinie, Sanktionen werden national festgelegt.

Was sollte ein Käufer verlangen?

  • die unterschriebene Erklärung im Format nach Anhang VIII, mit Kennnummer und Verpackungskennung
  • die Bestätigung, wer für jeden Verpackungstyp als Hersteller gilt, mit Name und Anschrift
  • Prüfnachweise zu Schwermetallen für den Grenzwert von 100 Milligramm pro Kilogramm
  • bei Lebensmittelkontaktverpackungen zusätzlich PFAS-Nachweise
  • die Zusage, die technische Dokumentation für die vorgeschriebene Frist aufzubewahren und die Erklärung bei Designänderungen zu aktualisieren

Verlangen Sie dieselbe 10-Tages-Frist, die auch Behörden einfordern können. Unser Leitfaden zur Qualitätskontrolle bei Metall-Merchandise listet die Prüfungen auf, die das Produkt selbst betreffen.

Wann greifen die späteren Anforderungen?

Die Erklärung gilt seit dem 12. August 2026 und deckt die bereits geltenden Anforderungen ab, vor allem die Stoffgrenzwerte. Dies ist unsere Einordnung der Verordnung und des FAQ, da kein einzelner Satz in den Quellen das ausdrücklich so festhält. Weitere Anforderungen kommen später hinzu: Minimierung und Rezyklatanteile ab 2030, harmonisierte Kennzeichnungen ab dem 12. August 2028 oder 24 Monate nach den Durchführungsrechtsakten, je nachdem, welcher Zeitpunkt später liegt. Verpackungen, die vor dem 12. August 2026 in Verkehr gebracht wurden, dürfen auf dem Markt bleiben.

Häufig gestellte Fragen

Wer unterschreibt die Erklärung?

Eine Person, die für den Hersteller handelt und in dessen Namen zeichnet. Anhang VIII verlangt Name, Funktion und Unterschrift, nennt aber keine bestimmte Position.

Braucht eine Geschenkbox für Pins eine Erklärung?

Verpackungen, die in Verkehr gebracht werden, brauchen eine Erklärung. Die PFAS-Grenzwerte gelten hier nicht, da die Box keine Lebensmittelkontaktverpackung ist. Teile, die fester Bestandteil des Produkts sind und mit ihm entsorgt werden, sind ausgenommen. Prüfen Sie das im Einzelfall.

Kann der Lieferant die Erklärung für uns erstellen?

Nur, wenn der Lieferant selbst Hersteller ist. Ein Markeninhaber, der Hersteller ist, kann sich von einem Labor oder einem Bevollmächtigten unterstützen lassen, die Verantwortung bleibt aber beim Hersteller.

Müssen Altbestände neu gekennzeichnet werden?

Verpackungen, die vor dem 12. August 2026 in Verkehr gebracht wurden, dürfen laut FAQ der Kommission auf dem Markt bleiben und müssen deshalb nicht zurückgerufen werden. Die FAQ behandelt eine Neukennzeichnung nicht gesondert, klären Sie das daher mit Ihrer Beratung.

Wo finde ich eine Vorlage?

Anhang VIII ist das offizielle Muster. Eine gesonderte Vorlage der Kommission haben wir nicht gefunden, Vorlagen von Anbietern sollten gegen Anhang VIII geprüft werden.

Fazit

Die Erklärung selbst ist kurz, die technische Dokumentation dahinter nicht. Klären Sie, wer Hersteller ist, fordern Sie Erklärung und Dokumentation an und bewahren Sie beides für die vorgeschriebene Frist auf.

Sprechen Sie uns zur Verpackungsdokumentation für Ihr Merchandise an.